Commis aux études - Volet affaires modulaires et cycles supérieurs

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Établissement à échelle humaine, l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) exerce ses activités principalement en Abitibi-Témiscamingue, dans le Nord-du-Québec, dans le territoire des Hautes‑Laurentides et auprès des Premiers Peuples. Par le biais de ses services universitaires et par ses nombreuses activités de recherches et innovations, l’UQAT constitue un moteur important du développement socioéconomique des territoires qu’elle dessert. Avec plus de 100 programmes d’études, l’Université réussit à accomplir sa mission grâce à l’engagement et à l’expertise de l’ensemble de son personnel à l’intérieur de plusieurs pôles d’excellence.

 

L’Institut de recherche en mines et en environnement (IRME) de l’UQAT, créé en 2012, dispense des programmes de formation aux cycles supérieurs et réalise des projets de recherche de pointe visant le développement des connaissances et leurs applications dans les domaines de l’évaluation du potentiel minéral, du contrôle des terrains, de la minéralurgie à des fins environnementales et principalement de la gestion des résidus miniers et de la restauration des sites.

 

L’IRME est à la recherche d’une personne dynamique afin de pourvoir le poste de :

 

COMMIS AUX ÉTUDES

INSTITUT DE RECHERCHE EN MINES ET EN ENVIRONNEMENT

 

CONCOURS 2021-58                                                                                                                               DATE : 29/04/2021

 

 

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

 

Cette personne accueille et renseigne les étudiantes et les étudiants, exécute des tâches de nature administrative, académique et de secrétariat inhérentes aux opérations ou au fonctionnement des programmes d'études.

 

 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

 

·         Fournir les renseignements relatifs aux programmes d'études, aux cheminements déterminés, aux cours ainsi qu’aux politiques et procédures qui s'y rapportent. Transmettre l’information relative aux lieux des cours, les changements d'horaire, les annulations et aux modifications des périodes de cours lorsque requis;

 

·         Participer aux opérations reliées à l’inscription (envoi de la documentation, séances d’inscription, modifications de choix de cours, mise à jour et classement des dossiers étudiants) selon les procédures en vigueur. Référer les cas particuliers aux personnes responsables et acheminer les pièces aux services concernés;

 

·         Assurer l'organisation matérielle du processus d'évaluation des activités d'enseignement dans les différents établissements de l’Université et en assurer le suivi;

 

·         Saisir divers documents. Effectuer la mise en page de documents et en vérifier l'orthographe et la grammaire, tel que les plans de cours. Rédiger de la correspondance d'ordre courant;

 

·         Préparer des tableaux statistiques à des fins administratives et académiques;

 

·         Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assister aux réunions, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux, préparer les résolutions et effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer au VRERC[1];

 

·         Effectuer le classement relatif à son secteur selon les procédures en vigueur, s’assurer de la mise à jour des dossiers ainsi que de la gestion du courrier de son secteur d’activités;

 

·         Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;

 

·         Collaborer avec le personnel enseignant, le personnel professionnel ainsi que les membres de l’équipe de secrétariat;

 

·        Initier de nouvelles personnes salariées;

 

·         Accomplir temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

 

En plus des tâches énumérées précédemment, la personne responsable d’un volet accomplit les tâches suivantes :

 

Volet affaires modulaires :

 

­   Accomplir toutes les tâches et responsabilités principales pour les étudiantes et étudiants de 1er cycle;

 

Volet cycles supérieurs :

 

­   Accomplir toutes les tâches et responsabilités principales pour les étudiantes et étudiants de 2e et 3e cycle;

 

­   Préparer les dossiers des candidats ayant présenté une demande d’admission dans un programme d’études avancées, les convoquer, s’il y a lieu, en entrevue et acheminer les décisions du comité de sélection au bureau du registraire et aux instances concernées;

 

­   Assurer le suivi administratif en lien avec le processus d'évaluation des thèses, des mémoires, des rapports de recherche, des rapports de stages, des travaux dirigés de maîtrise, etc., et acheminer les documents pertinents aux instances concernées.

 

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la classe.

 

                                EXIGENCES :

 

La personne recherchée détient un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat. Elle cumule cinq années d’expérience pertinente à la fonction. Elle maîtrise la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Elle est disposée à apprendre de nouveaux logiciels spécifiques à la tâche. Elle possède une excellente maîtrise du français écrit et parlé, une facilité de rédaction et un esprit de synthèse.

 

Elle a un bon sens de l’organisation et elle sait établir ses priorités. Cette personne est reconnue pour offrir un service à la clientèle hors pair. Elle sait faire preuve d’intelligence sociale et aime collaborer au travail d’équipe. Elle fait preuve de discrétion et de jugement dans l’exécution de ses fonctions. Elle se distingue par son autonomie, son initiative et sa capacité d’adaptation.

 

 

SPÉCIFICATIONS :

 

Nous offrons des conditions de travail des plus intéressantes, une gamme d’avantages sociaux très concurrentielle, un salaire à la hauteur de vos compétences et une progression salariale des plus stimulantes. Le lieu de travail est Rouyn-Noranda. Il s’agit d’un poste régulier. L’horaire de travail est de 35 heures/semaine. L’entrée en fonction est prévue pour mai 2021.

 

La personne retenue devra réussir des tests de bureautique et de français.

 

PARTICULARITÉ : Souscrivant au programme d’accès à l’égalité à l’emploi, nous encourageons les candidats et candidates à accompagner leur dossier de candidature d’un formulaire d’accès à l’égalité complété, disponible pour impression sur le site internet suivant : https://www.uqat.ca/uqat/faire-carriere/comment-soumettre-sa-candidature/. Les données personnelles recueillies sont considérées comme strictement confidentielles.

Toute candidature sera traitée confidentiellement. Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur lettre de motivation accompagnée de leur curriculum vitae ainsi que d’une copie de diplôme et, sur une base volontaire, du Formulaire d’accès à l’égalité en emploi, en spécifiant le numéro du concours, avant 16 h, le 24 mai 2021 à :

 

Cassy Pelletier, CRHA

Conseillère en gestion des ressources humaines

Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue

445, boulevard de l’Université

Rouyn-Noranda (Québec)  J9X 5E4

Courriel : ress.humaines@uqat.ca

 

L’UQAT valorise l’équité, la diversité et l’inclusion (ÉDI) et, reconnaissant son rôle d’agent de changement, veille à garantir un milieu de vie inclusif pour tous et toutes. Ainsi, l’UQAT encourage les Autochtones, les femmes, les membres d’une minorité visible ou ethnique ainsi que les personnes en situation d’handicap à présenter leur candidature, et ce, conformément au programme d’accès à l’égalité à l’emploi auquel elle souscrit. Il est à noter que les procédures et outils de présélection et de sélection peuvent être adaptés selon les besoins présentés. Ces personnes peuvent en faire la demande par écrit à ress.humaines@uqat.ca ou par téléphone au 819-762-0971 poste 2321. En respect des exigences fédérales prescrites en matière d'immigration, la priorité devra être accordée aux personnes autorisées à travailler au Canada.

 

 


[1] Vice-recteur à l’enseignement, à la recherche et à la création

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