Commis aux études - Volet cycles supérieurs et enseignement médiatisé

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Établissement à échelle humaine, l’Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT) exerce ses activités principalement en Abitibi-Témiscamingue, dans le Nord-du-Québec, dans la MRC Antoine-Labelle, dans la région de Montréal et auprès des peuples autochtones. Grâce à son expertise reconnue, l’UQAT occupe une place significative non seulement sur l’échiquier régional, mais aussi sur les scènes provinciale, nationale et internationale. Unique, le modèle de développement de l’Université mise sur des partenariats sur tous ses territoires et assure ainsi l’accessibilité à la formation universitaire. Avec plus de 150 programmes d’études, l’Université réussit à accomplir sa mission grâce à l’engagement et à l’expertise de l’ensemble de son personnel à l’intérieur de plusieurs pôles d’excellence.

 

Souhaitant promouvoir le mieux-être dans toutes ses facettes, l’Unité d’enseignement et de recherche (UER) en sciences de la santé a opté pour une approche multidisciplinaire de la santé. Des professeurs possédant des expertises dans des domaines variés offrent des programmes uniques aux 1er, 2e et 3e cycles, en présentiel et à distance. Ces programmes s’adressent à des spécialistes dans le secteur de la santé intéressés, entre autres, par les soins infirmiers, la santé mondiale, et la santé et la sécurité au travail. La recherche est en plein essor, tant par la diversité de ses objets que par la pluralité de ses approches.

 

L’Unité d’enseignement et de recherche en sciences de la santé est à la recherche d’une personne dynamique afin de pourvoir le poste de :

 

COMMIS AUX ÉTUDES – VOLET CYCLES SUPÉRIEURS ET ENSEIGNEMENT MÉDIATISÉ (PROGRAMMES EN SCIENCES INFIRMIÈRES)

 

CONCOURS 2021-53                                                                                                  DATE : 08/04/2021

 

 

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

 

Cette personne accueille et renseigne la clientèle étudiante, exécute des tâches de nature administrative, académique et de secrétariat inhérentes aux opérations ou au fonctionnement des programmes d'études.

 

PARTICULARITÉ :

 

Cette personne assure le suivi auprès des autres constituantes du réseau des UQ notamment pour les étudiants qui suivent des cours (examens, cours). Elle effectue la mise en page de documents (principalement PowerPoint) pour la médiatisation et en vérifier l'orthographe et la grammaire. Elle met en ligne les documents sur Moodle.

 

 

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

 

  • Fournir les renseignements relatifs aux programmes d'études, aux cheminements déterminés, aux cours ainsi qu’aux politiques et procédures qui s'y rapportent. Transmettre l’information relative aux lieux des cours, les changements d'horaire, les annulations et aux modifications des périodes de cours, lorsque requis;

 

  • Participer aux opérations reliées à l’inscription (envoi de la documentation, séances d’inscription, modifications de choix de cours, mise à jour et classement des dossiers étudiants) selon les procédures en vigueur. Référer les cas particuliers aux personnes responsables et acheminer les pièces aux services concernés;

 

  • Assurer l'organisation matérielle du processus d'évaluation des activités d'enseignement dans les différents établissements de l’Université et en assurer le suivi;

 

  • Préparer des tableaux statistiques à des fins administratives et académiques;

 

 

  • Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assister aux réunions, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux, préparer les résolutions et effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer au VRERC[1];

 

  • Effectuer le classement relatif à son secteur selon les procédures en vigueur, s’assurer de la mise à jour des dossiers ainsi que de la gestion du courrier de son secteur d’activités;

 

  • Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations;

 

  • Collaborer avec le personnel enseignant, le personnel professionnel ainsi que les membres de l’équipe de secrétariat;

 

En plus des tâches énumérées précédemment, la personne responsable d’un volet accomplit les tâches suivantes :

 

Volet cycles supérieurs :

­   Accomplir toutes les tâches et responsabilités principales pour la clientèle étudiante de 2e cycle, notamment les programmes réseaux en sciences infirmières (maîtrises sciences infirmières et maîtrises infirmières spécialisées);

 

­   Préparer les dossiers des candidats ayant présenté une demande d’admission dans un programme d’études avancées, les convoquer, s’il y a lieu, en entrevue et acheminer les décisions du comité de sélection au bureau du registraire aux instances concernées;

 

­   Assurer le suivi administratif en lien avec le processus d'évaluation des thèses, des mémoires, des rapports de recherche, des rapports de stages, des travaux dirigés de maîtrise, etc., et acheminer les documents pertinents aux instances concernées;

 

­   Assurer le suivi auprès des autres constituantes du réseau des UQ, notamment pour les étudiants qui suivent des cours (examens, cours).

 

Volet enseignement médiatisé :

­    Effectuer la mise en page de documents (principalement PowerPoint) pour la médiatisation et en vérifier l’orthographe et la grammaire. Mettre en ligne les documents sur Moodle;

 

­    Visualiser les cours nouvellement médiatisés, indiquer les moments où les premières coupures sont nécessaires et en faire le suivi;

 

­    Effectuer la réservation des locaux et l’appel de candidatures pour la surveillance d’examen dans les campus et centres. Acheminer les demandes de paiement afin d’assumer les dépenses reliées à la surveillance d’examen et la réservation des locaux. Transmettre les examens au personnel surveillant.

 

 

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la classe.

 

 

                        EXIGENCES :

 

La personne recherchée détient un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat. Elle cumule cinq années d’expérience pertinente à la fonction. Elle maîtrise la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Elle est disposée à apprendre de nouveaux logiciels spécifiques à la tâche. Elle possède une excellente maîtrise du français écrit et parlé, une facilité de rédaction et un esprit de synthèse.

 

Elle a un bon sens de l’organisation et elle sait établir ses priorités. Cette personne est reconnue pour offrir un service à la clientèle hors pair. Elle sait faire preuve d’intelligence sociale et aime collaborer au travail d’équipe. Elle fait preuve de discrétion et de jugement dans l’exécution de ses fonctions. Elle se distingue par son autonomie, son initiative et sa capacité d’adaptation.

 

SPÉCIFICATIONS :

 

Nous offrons des conditions de travail des plus intéressantes, une gamme d’avantages sociaux très concurrentielle, un salaire à la hauteur de vos compétences et une progression salariale des plus stimulantes. Le lieu de travail est Rouyn-Noranda. Le contrat est un remplacement de congé de maternité d’une durée de 12 mois. L’horaire de travail est de 35 heures/semaine. L’entrée en fonction est prévue pour juin 2021.

La personne retenue devra réussir des tests de bureautique et de français.

 

 

PARTICULARITÉ : Souscrivant au programme d’accès à l’égalité à l’emploi, nous encourageons les candidats et candidates à accompagner leur dossier de candidature d’un formulaire d’accès à l’égalité complété, disponible pour impression sur le site internet suivant : https://www.uqat.ca/uqat/faire-carriere/comment-soumettre-sa-candidature/. Les données personnelles recueillies sont considérées comme strictement confidentielles.

Toute candidature sera traitée confidentiellement. Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur lettre de motivation accompagnée de leur curriculum vitae ainsi que d’une copie de diplôme et, sur une base volontaire, du Formulaire d’accès à l’égalité en emploi, en spécifiant le numéro du concours, avant 12 h, le 30 avril 2021 à :

 

Yolande Paré, CRHA

Conseillère en gestion des ressources humaines

Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue

445, boulevard de l’Université

Rouyn-Noranda (Québec)  J9X 5E4

Courriel : ress.humaines@uqat.ca

 

L’UQAT valorise l’équité, la diversité et l’inclusion (ÉDI) et, reconnaissant son rôle d’agent de changement, veille à garantir un milieu de vie inclusif pour tous et toutes. Ainsi, l’UQAT encourage les Autochtones, les femmes, les membres d’une minorité visible ou ethnique ainsi que les personnes en situation d’handicap à présenter leur candidature, et ce, conformément au programme d’accès à l’égalité à l’emploi auquel elle souscrit. Il est à noter que les procédures et outils de présélection et de sélection peuvent être adaptés selon les besoins présentés. Ces personnes peuvent en faire la demande par écrit à ress.humaines@uqat.ca ou par téléphone au 819-762-0971 poste 2321. En respect des exigences fédérales prescrites en matière d'immigration, la priorité devra être accordée aux personnes autorisées à travailler au Canada.

 


[1] Vice-rectorat à l’enseignement, à la recherche et à la création

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